Personalakte

Der Aufbau einer Personalakte. Jede Firma die Angestellte hat, kennt das Thema Personalakten. Was darf rein? Was muss auf jeden Fall enthalten sein?

Hier möchte ich Ihnen unsere Art der Personalaktenführung aufzeigen, die sich in nun 20 Jahren sehr bewährt hat. Natürlich stehen am Anfang einer gut geführten Personalakte immer die relevanten Daten des Angestellten.

Diese sind:

– Personal-Nr.:

– Name, Vorname:

– Geburtsname

– Straße, Nr.:

– PLZ Ort:

– Geburtsort:

– Geburtsdatum:

– Staatsangehörigkeit

– Geschlecht:

– Telefon:

– Telefax:

– Mobil:

– E-Mail:

– Notfalltelefonnummer

Die digitale Personalakte

Als nächsten folgen Firmenbezogene Daten:

– Eintritt in die Firma:

– Austritt aus der Firma:

– Ausgeübte Tätigkeit:

– Art der Beschäftigung:

Persönliche Bankdaten zwecks Gehaltsüberweisung:

– Bank:

– BLZ:

– Konto-Nr.:

– PLZ:

– Ort:

Weiter geht es mit den Versichertendaten

– Versicherungsart:

– Sozialvers.-Nr.:

– Krankenkasse:

– Direktion:

– Strasse:

– PLZ Ort:

– TelefonNr:

– Betriebsnummer:

DATEV – Digitale Personalakte

Arbeitszeiten, Lohnangaben, Urlaub

– Arbeitszeit pro Tag:

– Arbeitstage pro Woche:

– Lohnangaben

– Ausbildungsvergütung:

– Gehalt:

– Stundenlohn:

– Notdienstpauschale

– Urlaubsanspruch im Jahr

– Anspruch aus Vorjahr

Lohnsteuerkarte

– Steuerklasse

– Kinder

– Familienstand

– Kindergeld

– Konfession

– Konfession des Ehegatten

– Freibetrag/Jahr

– Freibetrag/Monat

– Hinzurechnung/Jahr

– Hinzurechnung/Monat

– AGS

– Finanzamt

– Finanzamt-Nummer

– Identifikationsnummer

– Steuernummer

Elektronische Personalakte per Software führen

Eine immer wichtiger werdende Kategorie stellen Versicherungen und Vermögenswirksame Leistungen da.

– Vermögenswirksame Leistungen:

– Geldwerte Vorteile:

– Direktversicherung:

– Dienstwagen:

– Zusätzliche Leistungen:

– Betriebliche Altersvorsorge

– Hinzu kann man nun (je nachdem in was für einen Betrieb gearbeitet wird) noch die Größen für evtl. Arbeitskleidung hinzufügen.

Schuhgröße

Hosengröße

Jackengröße

Gürtellänge

– Auch Stundenlisten, die den genauen Arbeitstag protokollieren, können eingefügt werden.

– Urlaubsanträge gehören, genauso wie Krankmeldungen genauso in eine gut geführte Personalakte.

– Sollten Abmahnungen oder Kündigungen angefallen sein, sind diese selbstverständlich ebenso einzufügen.